Vergabenr.   UVgO-10-2024-39

1. Zur Angebotsabgabe auffordernde Stelle, zuschlagserteilende Stelle:

Name und Anschrift:   Max-Planck-Institut für Multidisziplinäre Naturwissenschaften (NAT)
Am Fassberg 11
37077 Göttingen
Deutschland
Telefonnummer:    
Telefaxnummer:   +49 5512011309
E-Mail-Adresse:   einkauf@mpinat.mpg.de
Internet-Adresse:   https://www.mpinat.mpg.de
Zuschlagserteilende Stelle:   Siehe oben

2. Verfahrensart (§ 8 UVgO):

Verfahrensart:   Öffentliche Ausschreibung

3. Angebote können abgegeben werden:

elektronisch in Textform
elektronisch mit fortgeschrittener Signatur
elektronisch mit qualifizierter Signatur
Anschrift zur Einreichung schriftlicher Angebote:   -ENTFÄLLT- (es sind ausschließlich elektronische Angebote zugelassen)

4. Zugriff auf Vergabeunterlagen:

Maßnahmen zum Schutz der Vertraulichkeit und die Informationen zum Zugriff auf die Vergabeunterlagen (§ 29 Abs. 3 UVgO):    

5. Art und Umfang sowie Ort der Leistung:

Art der Leistung:   Veranstaltungsagentur für die International Hyperpolarization Conference
Menge und Umfang:   • Mithilfe bei der Kalkulation
• Online‐ Registrationssystem für Anmeldungen, Freikarten für eingeladene Teil-nehmende
• Laufende Teilnehmerbetreuung per Telefon und E-Mail
• Unterstützung der Buchhaltung; Tagungskonto beim Auftraggeber; Rechnungen nach Vorgaben des Auftraggebers, Zusammenarbeit mit der Finanzabteilung des Auftraggebers in allen Belangen
• Erstellung der Programmübersicht (Programmplaner) und des detaillierten Pro-gramms für die Website, inkl. kontinuierlicher Aktualisierung
• Aufbereitung der Listen für das Programmkomitee, techn. Details an alle Autor:innen, Korrespondenz und Support für Komitee inklusive Autor:innen Benachrichtigungen
• Organisation von Übernachtungskontingenten in verschiedenen Kategorien
• Hilfskräfte: Briefing der Hilfskräfte Erstellung von Richtlinien und Dienstplänen
• Erstellen eines Programmhefts für Druck- und Webversion
• Abstracthandling mit Bestätigungsnachrichten, Deadlines, Beitragsformen, The-men, Korrespondenz mit den Autor:innen, ggfs. Nachtrag von Abstracts ins Sys-tem, Redaktion aller Texte inkl. Notification of Authors , kontinuierliche Pflege (z.B. verlängerte Einreichungsfrist) Datensicherung und Übergabe aller Abstracts und Listen Consulting Copyright, Datenschutzhinweise
•Erstellung der Konferenzwebseite mit Unterseiten, Design, Programmierung, Text-redaktion Bildmaterial, Bildbearbeitung, Pflege im Auftragszeitraum, Sicherheitszertifikat (https) und dessen Implementierung
•Tagungsbüro vor Ort:
Verantwortliche Leitung des Tagungsbüros vor Ort; Koordination von Material, Informationen; Handling Neuanmeldungen und Änderungen von Teilnehmerregistrierungen; Beschilderung; Ansprechperson für Teilnehmende, Vortragende, Standpersonal und Dienstleister in allen Belangen
• Namensschilder erstellen inkl. Befestigungsmöglichkeiten z. B. Kombiclip
• Organisation der Industrieausstellung Vorbereitung der Anmeldeunterlagen, Betreuung vor Ort
• Laufende Kommunikation mit Auftraggeber
• Absprachen mit der Tagungslocation bzgl. der Tagungsräume, Bestuhlung und Technik (wird vom Auftraggeber gemietet)
• Laufende Teilnehmerbetreuung
• Betreuung von Referent*innen
Ort der Leistung:   Zentrales Hochschulgebäude (ZHG) der Universität Göttingen

6. Losaufteilung:

Losweise Vergabe:   Nein
Angebote sind möglich für:   die Gesamtleistung

7. Nebenangebote sind

nicht zugelassen

8. Etwaige Bestimmungen über die Ausführungsfrist:

Beginn der Ausführungsfrist:   06.09.2026
Ende der Ausführungsfrist:   10.09.2026
Bemerkung zur Ausführungsfrist:   Mit den Ausführungsfristen ist der Veranstaltungszeitraum gemeint.

9. Elektronische Adresse, unter der die Vergabeunterlagen abgerufen werden können oder die Bezeichnung und die Anschrift der Stelle, die die Vergabeunterlagen abgibt oder bei der sie eingesehen werden können:

unter (URL:)   https://www.tender24.de/NetServer/TenderingProcedureDetails?function=_Details&TenderOID=54321-Tender-1936d0bd2e7-4cfbcad373745b27
Stelle zur Anforderung der Vergabeunterlagen:   Max-Planck-Institut für Multidisziplinäre Naturwissenschaften (NAT)
Am Fassberg 11
37077 Göttingen
Deutschland
Internet-Adresse (URL):   https://www.tender24.de
Weitere Auskünfte erteilen/erteilt   folgende Kontaktstelle:
Offizielle Bezeichnung: Max-Planck-Institut für Multidisziplinäre Naturwissenschaften (NAT)
Postanschrift: Am Fassberg 11
Postleitzahl / Ort: 37077 Göttingen
Land: Deutschland

Fax: +49 5512011309
E-Mail: einkauf@mpinat.mpg.de
Hauptadresse: (URL) https://www.tender24.de

Anschrift der Stelle, bei der die Vergabeunterlagen eingesehen werden können:

Anschrift:    

10. Ablauf der Angebots- und Bindefrist:

Angebote sind einzureichen bis:   17.12.2024 11:00
Ablauf der Bindefrist:   31.01.2025

11. Höhe der etwa geforderten Sicherheitsleistungen:

   

12. Wesentliche Zahlungsbedingungen:

  30 Tage netto

13. Ggf. mit dem Angebot vorzulegende Unterlagen zur Eignungsprüfung des Bewerbers:

3 Referenzen über das Ausrichten von wissenschaftlichen Konferenzen

14. Angabe der Zuschlagskriterien:

Der niedrigste Preis   Ja

15. Sonstiges: