BU.363.087 - Transition Digitale Plattform Weiterbildung Region Stuttgart (Q-Guide Region Stuttgart)

Öffentliche Ausschreibung - Transition Digitale Plattform Weiterbildung Region Stuttgart (Q-Guide Region Stuttgart)

Auftraggeberin ist die

Wirtschaftsförderung Region Stuttgart GmbH (WRS)

Friedrichstraße 10

70174 Stuttgart

nachfolgend auch „WRS“ genannt.

Vergabeunterlagen, Teil A

Diese Vergabeunterlagen beinhalten die in Teil A 

- unter Punkt 1 definierten „Vertragsgrundlagen“, 

- unter Punkt 2 spezifizierten „Ausschreibungsbedingungen“. 

Stuttgart, 19.04.2024 

1. Vertragsgrundlagen: Gegenstand und Ziel der Ausschreibung

1.1. Ausgeschriebene Leistung

Gegenstand der Ausschreibung ist die Transition der digitalen Plattform „Q-Guide Region Stuttgart“ entsprechend der beiliegenden Leistungsbeschreibung, Lastenheft - Teil B. Die Leistung umfasst im Kern die Transition, im Zuge welcher die bisherige technische Plattformarchitektur für den Q-Guide (Splice-X, IBM) auf eine Basis aus offenen Standards und Technologien umgestellt werden soll. Dadurch soll die Zukunftsfähigkeit des Q-Guides gesichert und die Integration, Wartung sowie Anpassungsfähigkeit verbessert werden. Darüber hinaus sollen auch einzelne Aspekte einer funktionalen Weiterentwicklung der Q-Guide Plattform erfolgen.

Nähere Informationen, siehe Teil B: Lastenheft.

1.2. Losbildung

Eine Losbildung ist nicht vorgesehen.

1.3. Dauer

Die Vertragslaufzeit beginnt mit dem Zuschlag durch die Auftraggeberin WRS. Die Bearbeitungsdauer ist vom 10.06.2024 bis zum 09.08.2024 vorgesehen. Weitere Anpassungen an der digitalen Plattform können nach der Transition anfallen. Der genaue Zeitplan ist im Lastenheft - Teil B: unter 4 Projektbedingungen (S.57) beschrieben.

1.4. Vergütung

Der zwischen der WRS und der / dem Auftragnehmer*in vereinbarte Pauschalpreis (ggf. in Abhängigkeit von der Anzahl / Größe der teilnehmenden Unternehmen) umfasst alle anfallenden Leistungen der Auftragnehmerin / des Auftragnehmers.

Die Vergütung erfolgt in Euro nach Leistungserbringung auf Rechnungstellung durch die / den Auftragnehmer*in. Die gesetzliche Umsatzsteuer ist auszuweisen. Vorauszahlungen werden nicht geleistet.

1.5. Vertragsbedingungen

Der Vertrag kommt mit dem Zuschlag zustande. Vertragsbestandteile:

• die Vertragsgrundlagen und Ausschreibungsbedingungen (Teil A),

• die Leistungsbeschreibungen (Teil B) gemäß aller darin enthaltenen Spezifikationen,

• das Angebot der / des Bieters*in (Auftragnehmer*in).

Es gelten die allgemeinen Geschäftsbedingungen der Wirtschaftsförderung Region Stuttgart GmbH. Im Zweifel gehen die Anforderungen aus der Ausschreibung den Ausführungen im Angebot vor, sofern nichts gesondert schriftlich vereinbart wird. 

1.6. Eigentums- und Schutzrechte 

Die von der WRS zur Verfügung gestellten Daten und sonstigen Unterlagen verbleiben in deren Eigentum und sind nach der Beendigung des Auftrags unverzüglich wieder an sie herauszugeben. Ein Zurückbehaltungsrecht besteht nicht. 

Die von der / dem Auftragnehmer*in für die Erfüllung dieses Vertrags hergestellten Unterlagen gehen in das Eigentum der WRS über. Ein Zurückbehaltungsrecht besteht nicht. 

Die / der Auftragnehmer*in sichert der WRS zu, dass ihre / seine Leistungen und die von ihr / ihm beschafften Unterlagen frei von jeglichen Rechten Dritter – z.B. von gewerblichen Schutzrechten – sind. 

1.7. Außerordentliche Kündigung 

Sowohl die Wirtschaftsförderung Region Stuttgart GmbH (Auftraggeberin) als auch die / der Auftragnehmer*in können den Vertrag fristlos kündigen, wenn wichtige Gründe vorliegen. Dies ist schriftlich darzulegen. Für die WRS ist als wichtiger Grund insbesondere anzusehen, wenn die / der Auftragnehmer*in

• die übernommene Leistung nicht zu dem von der WRS benannten Zeitpunkt beginnt 

oder sie nicht in der dem Vertrag entsprechenden Zeit, Art und Weise ausführt und trotz Abmahnung keine Abhilfe erfolgt, 

• wegen Verstoßes gegen das Arbeitnehmer-Entsendegesetz oder das Mindestlohngesetz mit einer Geldbuße von wenigstens 2.500,00 EUR belegt wurde und die Wiederherstellung der Zuverlässigkeit nicht nachgewiesen wird, 

• schwerwiegende Vertragsverstöße begangen hat, bei denen es der WRS nicht zuzumuten ist, das Vertragsverhältnis fortzusetzen. Schwerwiegende Gründe können sowohl in den allgemeinen Verhältnissen als auch im Verhalten der Auftragnehmerin / des Auftragnehmers liegen. 

Die sonstigen gesetzlichen und vertraglichen Rechte der WRS bleiben hiervon unberührt. Im Übrigen gelten die Bestimmungen des BGB. Die Kündigung bedarf der Schriftform. Hat die / der Auftragnehmer*in den Kündigungsgrund zu vertreten, so werden nur die bis dahin erbrachten Leistungen vergütet, soweit sie von der WRS verwertet werden. Schadensersatzansprüche der WRS bleiben unberührt. 

1.8. Ergänzende Bestimmungen 

Das Risiko von Rechenfehlern bzw. Kalkulationsirrtümern in den Angebotspreisen trägt die Bieterin / der Bieter. 

Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrags bedürfen der Schriftform. Mündliche Nebenabreden bestehen nicht. 

Ist eine der Bestimmungen des Vertrags unwirksam, so ist die Wirksamkeit der übrigen davon nicht berührt. Unwirksame Bestimmungen sind so auszulegen, umzudeuten oder zu ersetzen, dass der angestrebte wirtschaftliche Erfolg möglichst gleichkommend verwirklicht wird.

2. Ausschreibungsbedingungen

2.1. Grundlagen

Es wird eine öffentliche Ausschreibung mit Verhandlungsvergabe durchgeführt (siehe Kapitel 3.2). 

Das Angebot muss vollständig, in deutscher Sprache und von einer / den zeichnungsberechtigten Person(en) unterschrieben bis zum 24.05.2023, 12:00 Uhr bei der

Wirtschaftsförderung Region Stuttgart GmbH (WRS)

Dr. Sabine Stützle-Leinmüller

Friedrichstraße 10, 70174 Stuttgart

in doppelter identischer Ausführung in Papierform sowie zusätzlich einfach in digitaler Form vorliegen.

Das Angebot muss verschlossen und von außen kenntlich in einem Umschlag (mit der Aufschrift „Ausschreibung Digitale Plattform Weiterbildungsverbund Region Stuttgart – NICHT ÖFFNEN“) ein-gereicht werden. Angebote, die zu diesem Zeitpunkt nicht in vollständiger Form vorliegen, werden nicht berücksichtigt. 

Die Sichtung der eingehenden Unterlagen erfolgt ab Montag, den 27.05.2024. 

Die Information über die Entscheidung der Vergabe erfolgt in schriftlicher Form per Email an alle Bieter*innen bis Freitag, den 07.06.2024.

2.2. Auswahl- und Zuschlagskriterien

Bewertungsmatrix Anwendung:

Firma 1 Firma 2

Die Bewertung der einzelnen Kriterien erfolgt nach Schulnoten (1=sehr gut bis 6=ungenügend),

die niedrigste Gesamtpunktzahl gewinnt

(1) Schriftliches Angebot (Umfang, Detaillierung, Zeit-plan, Transparenz) Faktor 3

(2) Qualität des Gesamtkonzepts zur Erreichung der gewünschten Ziele aus dem Lastenheft (Darstellung der techn.                Umsetzung der Transition) Faktor 3

(3) Fachliche Kompetenz (Referenzprojekte, Lebens-lauf) Faktor 2

(4) Gesamtkosten des Angebots Faktor 4

Gesamtbewertung:

Die Auswahl der Teilnehmenden erfolgt anhand folgender Auswahlkriterien (Matrix siehe oben):

1.) Das schriftliche Angebot sollte vollständig und fristgerecht eingereicht werden (siehe 3.2). Grundsätzlich werden Umfang und Detail des Angebots, sowie die zeitliche Projektplanung bewertet.

2.) Überzeugendes Konzept der technischen Umstellung, welches die Nutzung offener Standards und Technologien aufzeigt und dadurch eine vereinfachte Wartung und effiziente Weiterentwicklung ermöglicht – gemäß Leistungsbeschreibung Lastenheft (Teil B). Im Mittelpunkt stehen vor allem auch die Performance sowie die Stabilität der digitalen Plattform. 

3.) Fachliche Leistungsfähigkeit durch Angaben zur Personalstruktur und zur Projektmanagementerfahrung, insbesondere der im Falle der Auftragserteilung verantwortlichen Projekt-leiter-/innen und -mitarbeiter/-innen (Angabe der Namen, beruflichen Qualifikation sowie des beruflichen Werdegangs / Hintergrunds, der Beteiligung an oder Durchführung von vergleichbaren Referenzprojekten und der jeweiligen Aufgaben im Rahmen der Auftragserfüllung). Der/Die Bieter*in ist aufgefordert mindestens ein vergleichbares Referenzprojekt darzustellen. 

4.) Höhe der Tagessätze (nach Qualifikation) und geschätzter Aufwand

Der Zuschlag wird auf das unter Berücksichtigung aller Umstände wirtschaftlichste Angebot erteilt. Der niedrigste Angebotspreis allein ist nicht entscheidend. Die Bewertung erfolgt anhand folgender Zuschlagskriterien (Matrix siehe oben, Kapitel 2.2):

1. Qualität der zu erwartenden Projektumsetzung aufgrund der Angebotsunterlagen und der in den Kurzpräsentationen ermittelten Fachkenntnisse und Erfahrungen

2. Qualität der zu erwartenden Projektumsetzung aufgrund der Referenzprojekte (u. a. Termintreue, Umsetzungsrelevanz)

3. Höhe des Honorars

Geschätzter Aufwand für die Transition sind ca. 50 Personentage.

Die Bewertung der Kriterien für die Auswahl der Bietenden und den Zuschlag erfolgt durch ein von der WRS benanntes Gutachtergremium, das die Erfüllung der einzelnen Kriterien nach dem deutschen Schulnotensystem bewerten wird.

Sollten sich Unklarheiten bei der Erstellung des Angebotes ergeben, können Fragen ausschließlich schriftlich per E-Mail an Herrn Linus Köstler ([email protected]) bis zum 12.05.2024, 12:00 Uhr gestellt werden. Die Fragen werden gesammelt, schriftlich beantwortet und an alle Bietenden bis spätestens zum 17.05.2024 versendet.

2.3. Nebenangebote und Änderungsvorschläge

Nebenangebote und Änderungsvorschläge sind nicht zulässig.

2.4. Erstattung von Aufwendungen

Aufwendungen, die bei der Antrags- / Angebotserstellung und im weiteren Verlauf des Ausschreibungsvorgangs entstehen, werden nicht erstattet.

2.5. Verschwiegenheit und Datenschutz

Die Vergabeunterlagen werden ausschließlich zur Erstellung eines Angebotes zur Verfügung gestellt. Jede weitergehende Verwendung bzw. Weitergabe der Vergabeunterlagen, auch auszugs-weise, ohne vorherige Zustimmung der WRS, ist nicht gestattet. Die Angebote werden im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen vertraulich behandelt (vgl. § 5 Vergabeverordnung).

Die Bietenden haben, auch nach Beendigung der Angebotsphase, über die bei ihrer Tätigkeit bekannt gewordenen Angelegenheiten der WRS sowie der am Projekt beteiligten Partner*innen Verschwiegenheit zu wahren. Sie haben hierzu auch die bei der Erstellung und Vorbereitung des Angebotes beschäftigten Mitarbeitenden und / oder beauftragten Dritten zu verpflichten. Ebenso verpflichtet sich die WRS, alle Angebotsunterlagen vertraulich zu behandeln und nicht an Dritte weiterzugeben.

Die erbetenen personenbedingten Angaben werden im Rahmen des Vergabeverfahrens im Rahmen der datenschutzrechtlichen Bestimmungen verarbeitet und gespeichert.

2.6. Nutzungsrechte / Lizenz

Alle Ergebnisse, d.h. insbesondere die digitale Webseite, ein Handbuch für die Bearbeitung sowie sonstige Unterlagen, sind der WRS in schriftlicher und in elektronischer Form zu übergeben. Die WRS erhält an allen Daten, Texten, Grafiken, Geometrien und Datenbanken ein umfassendes und übertragbares, zeitlich unbefristetes Nutzungsrecht (Lizenz) an den zu Grunde liegenden Urheber- und Leistungsschutzrechten, gewerblichen Schutzrechten und sonstigen Schutzrechten des geistigen Eigentums. Dies beinhaltet insbesondere auch die Veröffentlichung, Öffentlichkeitsarbeit und Weitergabe an Dritte zur Nutzung zur allgemeinen Verwendung. Der/Die Bewerber*in / Bieter*in / Auftragnehmer*in versichert, dass er/sie über die Rechte zur Weitergabe und Veröffentlichung des verwendeten Materials verfügt bzw. von Dritten (z. B. Nachunternehmen) hierfür eingeholt hat; andernfalls stellt der/die Auftragnehmer*in die WRS insoweit von einer Haftung frei. Eine kommerzielle Verwendung der Daten durch die WRS findet nicht statt.

Nach Entrichtung des vereinbarten Honorars gehen o. g. Nutzungsrechte sowie materielle Eigentumsrechte an die WRS über. Im Sonderfall ist eine abschließende Aufstellung jeglicher lizenzbehafteter/proprietärer Komponenten im Angebot beizufügen.

2.7. Rechtswahl

Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Gerichts-stand für alle Ansprüche und Leistungen aus diesem Vertrag ist Stuttgart.

3. Formale Anforderungen an die Angebote

3.1. Abgabe in deutscher Sprache

Das Angebot ist in allen Bestandteilen, inklusive aller geforderten Nachweise und Erklärungen, in deutscher Sprache abzufassen. Ausländische Schriften müssen neben dem Original auch eine deutsche Übersetzung der Nachweise und Erklärungen beilegen. Hierfür entstehende Kosten sind von den Bietenden zu tragen. Die Bietenden tragen die Verantwortung für die korrekte Übersetzung der eingereichten Nachweise und Erklärungen.

3.2. Notwendiger Inhalt

Das Angebot muss folgenden Inhalt umfassen, dabei ist die nachfolgende Gliederung einzuhalten:

Teil 1: unterschriebene Erklärungen

• Der Antrag muss im Original von einer/den zeichnungsberechtigten Person(en) rechtsverbindlich unterschrieben sein. Bei einer Bietergemeinschaft gilt dies für alle Beteiligten. Fehlt die Unterschrift eines Mitgliedes, so liegt kein rechtsverbindlicher Antrag der Bietergemeinschaft vor. Der Antrag wird in einem solchen Fall von der Wertung ausgeschlossen. Kommt jedoch einem Mitglied aufgrund eines rechtsgültigen Gesellschaftsvertrages zum Zeitpunkt der Eröffnung Alleingeschäftsführerbefugnis zu oder ist er aufgrund entsprechender Erklärung aller Bietenden für alle bevollmächtigt, so genügt die Unterschrift dieses Mitglieds. Die Alleingeschäftsführerbefugnis ist in diesem Fall nachzuweisen.

• Bitte reichen Sie mit dem Angebot zusätzlich eine Kurzbeschreibung/-präsentation auf max. 3-4 Folien ein. 

• Mindestentgeldbestätigung im Anhang

• Bestätigung der Bindefrist

• Erklärung der/s Bietenden, dass ihr/sein nachfolgendes Angebot in allen Punkten den Forderungen der Leistungsbeschreibung entspricht und die Regelungen dieser Vergabeunter-lagen akzeptiert werden.

• Eine Erklärung der/s Bewerbers*enden, dass sie/er sich und beschäftigte Mitarbeitende und / oder beauftragte Dritte (inkl. Nachunternehmer) zur Einhaltung allgemeiner Verschwiegenheit und Vertraulichkeit hinsichtlich der durch die Leistungserbringung erworbenen Informationen verpflichtet.

• Eine Erklärung der/s Bewerbers*enden, dass sie/er mit Erhalt der vereinbarten Vergütung alle Nutzungsrechte gemäß Kapitel 2.6 dieser Vergabeunterlagen an die WRS überträgt.

• Scientology-Schutzerklärung.

Teil 2: Nachweis der Eignung

• die den Auswahlkriterien (Kapitel 2.2) entsprechenden Erklärungen, Referenzen und Bestätigungen,

• die Eigenerklärungen und Nachweise, wie im Einzelnen in Teil 1 gefordert,

• Angabe einer verantwortlichen Ansprechperson und Benennung der mit der Projektleitung befassten Person bzw. der dafür in Frage kommenden Personen inkl. einer Übersicht über den beruflichen Werdegang sowie berufliche und fachliche Erfahrungen,

• die Stunden- und Tagessätze, differenziert nach Funktion/Qualifikation,

• alle Preise sind netto in Euro anzugeben.

3.3. Vollständigkeit des Antrages / Angebots

Der Antrag / das Angebot muss vollständig sein; unvollständige Unterlagen können ausgeschlossen werden. Der Antrag / das Angebot muss die Preise und die in den Vergabeunterlagen geforderten Erklärungen, Nachweise und Angaben, erforderlichenfalls mit den deutschen Übersetzungen, enthalten.

Änderungen der/s Bewerber*in an den Eintragungen müssen zweifelsfrei sein. Alle Eintragungen müssen dokumentenecht sein. Änderungen an den Vergabeunterlagen sind unzulässig.

3.4. Binde- und Zuschlagsfrist

Der Bieter / die Bietergemeinschaft ist bis zum 07.06.2024, 24.00 Uhr an sein / ihr Angebot gebunden (Bindefrist). Die Zuschlagsentscheidung wird entsprechend mitgeteilt.

3.5. Unzulässige Wettbewerbsbeschränkungen

Angebote von Bietenden und Bietergemeinschaften, die sich im Zusammenhang mit diesem Vergabeverfahren an einer unzulässigen Wettbewerbsbeschränkung beteiligen, werden ausgeschlossen.

4. Anforderungen an den Bewerber/Bieter, Nachweis der Eignung

4.1. Zuverlässigkeit, Ausschlussgründe

Zur Prüfung der Eignung müssen die Bietenden erklären, dass keine Ausschlussgründe zutreffen. Die WRS kann geeignete Nachweise nachfordern.

Bietende können ausgeschlossen werden, die im Vergabeverfahren vorsätzlich unzutreffende Erklärungen in Bezug auf ihre Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit abgegeben haben. Fehlende oder unvollständige Nachweise und Erklärungen können ebenfalls zum Ausschluss vom Vergabeverfahren führen. Allgemeine Geschäftsbedingungen der Bietenden führen zum Ausschluss (vgl. 1.5).

4.2. Finanzielle und wirtschaftliche Leistungsfähigkeit

Zur Beurteilung der finanziellen und wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit der Bietenden haben diese den Geschäftsbericht des Kalender- oder Wirtschaftsjahres 2023 vorzulegen, aus dem auch die Eigentums- und Gesellschaftsverhältnisse hervorgehen. Falls kein eigener Geschäftsbericht heraus-gegeben wird, sind die Vorlage des Jahresabschlusses (Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung und ggf. des Lageberichts) sowie eine Erklärung über die aktuellen Eigentums- und Gesellschaftsverhältnisse ausreichend.

4.3. Tariftreue- und Mindestlohn

Das Landestariftreue- und Mindestlohngesetz Baden-Württemberg (LTMG) verpflichtet öffentliche Auftraggeber, öffentliche Aufträge über Dienstleistungen ab einem geschätzten Auftragswert von 20.000,00 EUR (ohne Umsatzsteuer) nur an solche Unternehmen zu vergeben, die sich bei der Angebotsabgabe schriftlich verpflichten, ihren Beschäftigten bei der Ausführung des öffentlichen Auftrags ein Mindestentgelt gemäß LTMG zu zahlen, soweit nicht eine Tariftreueverpflichtung besteht und die danach maßgebliche tarifliche Regelung für die Beschäftigten günstiger ist.

Alle Dienstleistungen, gleich welcher Art, werden vom LTMG erfasst. Dazu zählen auch freiberufliche Leistungen. Aufgrund dieser Bestimmungen hat der Bewerber / Bieter eine Verpflichtungserklärung abzugeben; zudem werden Besondere Vertragsbedingungen gemäß LTMG vereinbart.

4.4. Bietergemeinschaften

Eine Bietergemeinschaft hat in ihrem Antrag eine von allen Mitgliedern unterschriebene Erklärung abzugeben. In dieser Erklärung muss die Bildung einer Bietergemeinschaft im Auftragsfall organisatorisch geregelt sein. Darüber hinaus sind alle Mitglieder der Bietergemeinschaft aufzuführen und der für die Durchführung des Vertrages bevollmächtigte Vertreter*in zu benennen. Die entsprechende Vollmacht ist dem Antrag beizufügen. Darüber hinaus ist zu erklären, dass alle Mitglieder als Gesamtschuldner haften.

Die oben genannten Nachweise müssen für jedes Mitglied einer Bietergemeinschaft vorgelegt wer-den. Bei der Beurteilung der Eignung einer Bietergemeinschaft wird die Bietergemeinschaft als Ganzes beurteilt. Die Bildung einer Bietergemeinschaft nach Angebotsabgabe ist unzulässig.

4.5. Nach- / Subunternehmer

Die Bietenden sind berechtigt, Teile der Leistung durch Dritte (Nach- / Subunternehmer / Unterauftragnehmer) erbringen zu lassen. Die Bietenden haben daher in ihren Angeboten Art und Umfang der Leistungen anzugeben, die sie an Unterauftragnehmer übertragen wollen. Nachunternehmer sind zu benennen bzw. bekannt zu geben. Nachunternehmer haben die Verpflichtungserklärung zur Tariftreue bzw. zum Mindestentgelt (LTMG) abzugeben. Die Beauftragung eines Nachunternehmers nach Zuschlagserteilung ist nur nach schriftlicher Zustimmung der WRS zulässig. Die Bietenden sind verpflichtet, bei der Weitergabe von Leistungen an Nachunternehmer nach den allgemeinen Wettbewerbsgrundsätzen zu verfahren.

4.6. Nachweise

Die WRS behält sich vor, die bei Abgabe des Antrages nicht vorliegenden bzw. nicht den Anforderungen entsprechenden Dokumente zum Nachweis der Eignung nach Kapitel 4.1 bis 4.5 unter Fristsetzung von den Bietenden nachzufordern. Sollten Bietende der Nachforderung nicht fristgerecht nachkommen, können diese vom weiteren Verfahren ausgeschlossen werden (vgl. 4.1).

Teil B: Lastenheft