BA.289.713 - Rahmenvertrag Aktenscan

Vergabenummer:   LRART-2022-0004  

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber

I.1) Name und Adressen   Offizielle Bezeichnung: Landratsamt Reutlingen

Postanschrift: Bismarckstr. 47
Postleitzahl / Ort: 72764 Reutlingen
Land: Deutschland
NUTS-Code: DE141

Telefon: +49 7121480-1285
E-Mail: k.bartels@kreis-reutlingen.de
Fax: +49 7121480-1800  

Internet-Adresse(n)   Hauptadresse: (URL) http://www.kreis-reutlingen.de
 

I.2) Gemeinsame Beschaffung  
 

I.3) Kommunikation    

Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter: (URL) https://www.vergabe24.de/vergabeunterlagen/54321-Tender-182d018b379-2e21406630f6457e

Die Unterlagen können nach kostenfreier Registrierung und Erteilung eines SEPA-Lastschriftmandats unter vergabeunterlagen.vergabe24.de mit Angabe der VergabeunterlagenID 241162 als Poststück angefordert werden.

Vergabeunterlagen in Papierform: 45,67 Euro inkl. MwSt.
Alternativ auf CD: 28,87 Euro (inkl. MwSt.)

 

Weitere Auskünfte erteilt/erteilen   die oben genannten Kontaktstellen  

Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen  
an die oben genannten Kontaktstellen
 

I.4) Art des öffentlichen Auftraggebers   Regional- oder Kommunalbehörde
 

I.5) Haupttätigkeit(en)   Allgemeine öffentliche Verwaltung
 

Abschnitt II: Gegenstand

II.1) Umfang der Beschaffung      

II.1.1) Bezeichnung des Auftrags:   Rahmenvertrag Aktenscan
Referenznummer der Bekanntmachung: LRART-2022-0004  

II.1.2) CPV-Code Hauptteil   75130000-6  

II.1.3) Art des Auftrags   Dienstleistungen  

II.1.4) Kurze Beschreibung:   Vergabe von Scandienstleistungen  

II.1.5) Geschätzter Gesamtwert   Wert ohne MwSt.: 1.260.504,20 EUR  

II.1.6) Angaben zu den Losen   Aufteilung des Auftrags in Lose: Nein


 

II.2) Beschreibung      

II.2.2) Weitere(r) CPV-Code(s)   CPV-Code Hauptteil:  

II.2.3) Erfüllungsort      

NUTS-Code:   DE141  

Hauptort der Ausführung:   Landratsamt Reutlingen
Bismarckstr. 47
72764 Reutlingen
Deutschland  

II.2.4) Beschreibung der Beschaffung   Das Landratsamt Reutlingen benötigt im Rahmen der Auftragsdatenverarbeitung, welche die Digitalisierung von archivierten Akten zum Gegenstand hat, ein Gesamtdienstleistungspaket. Dieses beinhaltet den Gesamtprozess zur Digitalisierung von Papierdokumenten, d.h. die Aktenvor- und aufbereitung, deren softwaregestützte Belegerkennung und Indexierung, Abholung beim Auftraggeber,
Zwischenlagerung beim Auftragnehmer sowie die geregelte Aktenvernichtung. Die Digitalakte sollen anschließend in das DMS enaio von Optimal Systems überführt werden.
Dabei sollen ca. 3.500 laufende Meter aktive Akten und ca. 3.400 laufende Meter Altakten das entspricht einer Gesamtblattanzahl von ca. 26,35 Mio. Blatt verarbeitet und digitalisiert werden. Ca. 3 Mio. Blatt (z.B. Trennblätter, Ausweise) sollen nicht gescannt werden.  

II.2.5) Zuschlagskriterien   Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium; alle Kriterien sind nur in den Beschaffungsunterlagen aufgeführt
 

II.2.6) Geschätzter Wert   Wert ohne MwSt.: 1.260.504,20 EUR  

II.2.7) Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems  

Beginn: 01.12.2022 Ende: 30.11.2026
Dieser Auftrag kann verlängert werden: Nein  

II.2.10) Angaben über Varianten/Alternativangebote   Varianten/Alternativangebote sind zulässig: Nein  

II.2.11) Angaben zu Optionen:   Optionen: nein
 

II.2.12) Angaben zu elektronischen Katalogen  
 

II.2.13) Angaben zu Mitteln der Europäischen Union   Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: Nein
 

II.2.14) Zusätzliche Angaben:      

Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben

III.1) Teilnahmebedingungen      

III.1.1) Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister  
Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen, Angabe der erforderlichen Informationen und Dokumente: - initiales Einrichtungskonzept
- Logistik- und Transportkonzept zur Abholung
- Prozessbeschreibung
- TOMs
- ISO-Zertifizierungen
- Konzept zur datenschutzgerechten Vernichtung
- Projektplan
- Betriebshandbuch  

III.1.2) Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit  

Eignungskriterien gemäß Auftragsunterlagen
 

III.1.3) Technische und berufliche Leistungsfähigkeit  

Eignungskriterien gemäß Auftragsunterlagen
 

III.1.5) Angaben zu vorbehaltenen Aufträgen  
 

III.2) Bedingungen für den Auftrag      

III.2.1) Angaben zu einem besonderen Berufsstand      

III.2.2) Bedingungen für die Ausführung des Auftrags:      

III.2.3) Für die Ausführung des Auftrags verantwortliches Personal      

Abschnitt IV: Verfahren

IV.1) Beschreibung      

IV.1.1) Verfahrensart   Offenes Verfahren  

IV.1.3) Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen Beschaffungssystem   Die Bekanntmachung betrifft den Abschluss einer Rahmenvereinbarung

 

Rahmenvereinbarung mit einem einzigen Wirtschaftsteilnehmer

IV.1.6) Angaben zur elektronischen Auktion      

IV.1.8) Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)   Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: Ja  

IV.2) Verwaltungsangaben      

IV.2.1) Frühere Bekanntmachung zu diesem Verfahren      

IV.2.2) Schlusstermin für den Eingang der Angebote oder Teilnahmeanträge   Tag und Ortszeit: 26.09.2022 12:00 Uhr  

IV.2.4) Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können   DE  

IV.2.6) Bindefrist des Angebots   Das Angebot muss gültig bleiben bis: 14.10.2022
 

IV.2.7) Bedingungen für die Öffnung der Angebote   Tag: 26.09.2022, Ortszeit: 14:00
Ort und Angaben über befugte Personen und das Öffnungsverfahren: entfällt  

Abschnitt VI: Weitere Angaben

VI.1) Angaben zur Wiederkehr des Auftrags   Dies ist ein wiederkehrender Auftrag: Nein
 

VI.2) Angaben zu elektronischen Arbeitsabläufen  
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
 

VI.3) Zusätzliche Angaben:  
 

VI.4) Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren      

VI.4.1) Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren   Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Baden-Württemberg
Postanschrift: Durlacher Allee 100
Postleitzahl / Ort: 76137 Karlsruhe
Land: Deutschland




 

VI.4.2) Zuständige Stelle für Schlichtungsverfahren   Offizielle Bezeichnung:
Postanschrift:
Postleitzahl / Ort:





 

VI.4.3) Einlegung von Rechtsbehelfen      

VI.4.4) Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen erteilt   Offizielle Bezeichnung:
Postanschrift:
Postleitzahl / Ort:





 

VI.5) Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:   25.08.2022